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公证员在股东大会公证中的角色定位
2018年01月17日 字体:

公证员在股东大会公证中的角色定位

                  汪云  合肥市徽元公证处 

   公证员一般是应公司董事会的申请参加股东大会的。但由于公证机构的特殊地位以及公证书的特殊法律效力,公证员不仅可以取得公司、董事的信任,同时也能够赢得股东的信赖。

   公证机构是代表国家行使证明权的特殊的权利维护组织1.一般来讲,国家保护民事主体的权益主要通过两种途径,一是诉讼,一是非诉讼。公证是非诉讼方式中一种重要的保护民事权益的途径。它在民事主体的权益尚未受到损害时,通过证明等方法预防权益损害及纠纷的发生。事实上,公证机构为法律行为、有法律意义的事实、文书的真实性、合法性提供证明的过程就是对民事活动的真实性、合法性予以审查监督的过程。简言之,公证活动的宗旨在于保障民事主体切实行使应当享有的权利,并以法律规定的方式、程序确认这种权利。正因为公证机构特殊的法律地位,公证机构出具的公证书相应具有了特殊的法律效力。

   基于上述原因,公证机构和公证员在其提供证明等法律服务的活动中当然地拥有一种超然中立的法律地位。这在股东大会公证中也不例外。公证员在股东大会公证中秉承其独立性及中立性原则,以现行有效的法律、法规为依据,平等地对待和保障公司、董事和股东的权益,从而保障法律得以实施、社会公正得以实现。公证员同时对事实负责,即公证员出具公证书的基础是客观存在或发生的事实,而不仅是当事人的陈述或解释。中立、客观的角色定位决定了公证员在股东大会中的作用。公证员通过会前审查,现场监督股东大会的全过程,对股东大会到会人数、参会股东持有的股份数额、授权委托书、每一表决事项的表决结果、会议记录、会议程序等事项进行审查监督,从而确认其合法有效性。一方面,公证员的事先审查和现场监督可以保证股东大会按照董事会预先制定的会议议程进行,保障董事和公司的利益。因为公证书向股东及社会公众进一步证明了股东大会及其决议的合法性、有效性,而这正是董事和公司所需要和期望的。另一方面,按既定的议程进行表明股东大会可以按照股东预先被告知的方式召开,保障了股东的 “知情权”,同时合法的股东大会程序及有效的表决决议亦是股东权利实现的基础。股东在股东大会中最重要的权利就是投票表决权。程序合法、内容合法的股东大会为股东投票表决权的行使提供客观的外部条件,股东自身身份或委托代理人身份的合法有效为其投票表决权的行使提供内部保障。此二者均可通过公证员的介入和审查得以实现。

    股东大会公证之程序

  (一)公证员介入股东大会的时间

   笔者认为公证员介入股东大会的最佳时间是股东大会的准备期间。若公司董事会决定在召开股东大会时聘请公证员参加,董事会即应在发布召开股东大会通知后,股东登记确认股权之前申请公证。这样公证员可以拥有相对充分的时间审查有关材料。

    公证机构在受理申请后,首先要审查股东大会的召开是否具有合法性。股东大会分为年度股东大会和临时股东大会。年度股东大会每年1次,应于上一个会计年度结束后的6个月内举行。临时股东大会可由董事会决定召开或由单独或者合并持有公司有表决权数10% 以上的股东或监事会提议召开,当出现特殊情形时,公司必须召开临时股东大会2.公司召开股东大会,董事会应当在会议召开30日以前以公告的方式通知各股东。公证员要审查董事会是否按照《公司法》和证监会的有关规定发布公告,公告内容是否完备3.根据公告的股权登记日,公证员现场监督,审查前来登记股权的人是否具有合法有效的股东身份、代理人是否具有相应的代理权4.从而为以后表决票的合法有效性奠定基础。之后,董事会对合法有效的股东和代理人发出正式的会议通知。股东和代理人凭会议通知领取表决票。上述事宜必须在董事会发出会议通知之前做好,因此,公证员最好在董事会发布召开股东大会通知后、股东登记确认股权之前介入到股东大会的准备工作中来。

  (二)股东大会公证

    1.相关材料的审查。在正式召开股东大会之前,公司董事会应向公证员提供股东大会议程、投票规则、公司章程等材料。公证员可以就大会议程、投票规则等不合乎法律、公司章程或不尽合理的地方提出修改意见,从而保障公司、董事及股东的利益,同时确保股东大会的顺利进行。其中,投票规则是重中之重。因为提案是否能够通过与公司、董事及股东的利益密切相关。投票规则的不同往往会导致投票结果的差异,甚至是完全相反的结果。因此,投票规则不仅不能与具体的法律法规相冲突,同时还要体现公平公正原则,不能片面地有利于公司和董事或股东一方。

    公证员审查投票规则主要应从以下几个方面入手:(1)投票规则首先应表明有表决权的股东的表决票才可计入统计结果。有表决权的股东的表决票,即经审查具有合法有效的股东身份的股东凭正式会议通知领取的表决票。(2)凡出席股东大会的股东所代表的股权数均应计入统计基数5.对于“出席”如何界定,法律没有作出具体规定。但公司董事会必须在投票规则中给出“出席”的明确定义。报到后就离开、中途退场或虽参加会议而不投票究竟是否属于出席范围应事先以书面形式给股东一个明确的解释。若投票规则未予以明确的界定,以上3种情况均应认定为“出席”。(3)投票规则所确定的选择项及选择方式必须明确。如对每一提案应列3个选项:同意、反对、弃权。选择方式应明确表示。(4)何谓废票应明确界定。如多选或选择方式不符合要求等。废票是否应计入统计基数也必须明确6。

    2.股东大会现场监督公证。身份审查是股东大会合法召开的前提。因此,在召开股东大会当天,公证员应与董事会所派人员共同审查股东及代理人的身份。个人股东亲自出席会议的,应出示本人身份证和持股凭证;委托代理他人出席会议的,应出示本人身份证、代理委托书和持股凭证。法人股东应由法定代表人或法定代表人委托的代理人出席会议。法定代表人出席会议的,应出示本人身份证、能证明其具有法定代表人资格的有效证明和持股凭证;委托代理人出席会议的,代理人应出示本人身份证、法人股东单位的法定代表人依法出具的书面委托书和持股凭证。

    股东大会现场监督公证的主要内容是监督股东大会是否按照预先制定的会议议程进行,特别是要审查监督投票表决和统计表决票的过程是否按照投票规则及法律法规的规定进行。同时要注意临时股东大会只能对事先确定的事项进行讨论,不得提起新的议案7。

    股东大会的一般议程是董事长先就公司本年度经营状况等各方面情况进行汇报并对本股东大会召开的原因及大会议程作介绍。在年度股东大会上,董事长应当就前次股东大会以来股东大会决议中应由董事会办理的各事项的执行情况向股东大会作出报告并公告监事应当宣读的有关公司过去1年的监督专项报告。其次,是股东代表发言。董事会必须保障股东的发言权,并对股东的质询和建议作出答复和说明,除非涉及不能在股东大会上公开的商业秘密。在投票表决前,大会主持人必须宣读投票规则,不能仅以在表决票上写明为限。在股东对投票规则没有异议的情况下8,才可以开始投票。公证员在投票前应检查票箱,确认为空箱后开始投票。投票时必须至少有1名监事、2名股东代表在场。公证员应监督投票、封存票箱及运送票箱至统计地点的全过程。统计表决票前应清点票数并清除废票。在统计表决票时,也必须至少有1名监事、2名股东代表参与清点,并由清点人代表当场公布表决结果。公证员在监督表决票的统计过程中应特别注意当被表决提案涉及关联交易时,清点人是否将涉及关联交易的各股东所持的表决权排除在出席股东大会有表决权的股份总数之外9.表决统计结束后,董事会应公布股东大会决议,包括出席会议的股东(和代理人)人数,所持(代理)股份总数及占公司有表决权总股份的比例,表决方式以及每项提案的表决结果。公证员这时要当场宣读公证词,证明股东大会的召开合法以及股东大会会议程序、表决过程及所通过各项决议均真实、合法、有效。

   特殊情况的处理

   笔者以上所述是股东大会公证的一般程序,即正常情况下的程序。但股东大会可能会基于不可抗力、人为因素等诸多原因而出现中断或中止。这时就需要进行现场监督的公证员采取应变措施,从而维护股东和公司的利益,也为下一步的公证工作准备条件。

       随着经济水平的提高和科学技术的发展,公司的规模会不断扩大,公司的股东相应地会遍布全国甚至全世界,当股东想参加而又无法到达会议现场时,就有可能出现电话委托表决、传真表决及通过电子邮件进行表决等特殊情形。鉴于股东大会对股东身份真实性、合法性的严格要求,若以上方式可以确认股东或其代理人身份的真实性、合法性,其表决票可以认定为有效。若无法保证上述内容的真实性、合法性,其表决票则应认定为无效。但如何认定还有待于进一步探讨。

   公证在正常的股东大会或非正常的股东大会中均发挥了其不可或缺的作用。虽然证监会没有要求上市公司必须对股东大会进行公证,但公证的介入无疑会更好地保证股东大会召开的合法性及决议的真实、合法、有效,并在出现紧急情况时,起到有利于股东和公司双方的作用。公证同时可以预防股东和公司就股东大会的程序和决议内容等各方面问题产生纠纷,从而保障公司和股东权益的稳定状态。

 

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