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浅析声明书公证的风险防范
2021年12月29日 字体:

声明书公证是公证机构根据当事人的申请,依法证明其声明行为真实、合法的活动。声明多体现在民事、经济交往过程中,它以声明人意思自治为原则,用书面形式来体现。

声明书经过公证,通过证明声明人的真实意思表示,可以防止他人伪造、篡改或者冒名顶替,使声明书接受者和使用者消除疑虑。声明书虽系单方的民事法律行为,所产生的法律后果由声明人自行承担。但笔者认为,公证机构在办证实践中仍需重视声明书内容的合法性及声明人意思表示的真实性。有部分公证涉诉案件系声明书公证所引发,对公证行业而言,要予以重视和关注,并要认真加以分析,以更好地预防和化解办理声明书公证的风险。

一、声明书生效时间的判定

在公证实际业务操作中,声明书主要分为主张权利、放弃权利、承担义务、澄清事实四种,一般声明书均自发表之时即生效,但放弃权利和承担义务的声明则需视其声明的时间而确定。需要注意的是,声明书的内容只能是客观存在的事实,所声明的内容如果与事实相符,那么该声明为有效声明;如果与事实不符,那么该声明即为无效。而在提前发表的声明中,则因所声明的时间还未发生,所声明的内容可能发生也可能不发生,即该声明所涉及的事实是一种不确定的事实,则该声明应属无效声明。

二、声明书公证产生风险的主要原因

1.办证理念和思维出现偏差。在声明书公证办理过程中,可能因为声明书公证系单方法律行为,操作也较为简单,所以有些公证员对办理此项公证要求不高,把关不严,审查不细,由于主观上的轻视和一些客观因素,思维上容易出现偏差,这些偏差又会潜移默化地表露在对法理的认识和实务的操作方面。因而部分声明书公证就可能出现风险,并引发争议。

2.实务操作的格式化容易造成公证人员思维方式的固定化。对单方法律行为所涉及的公证事项,办证操作既简单又固定化,公证员脑力劳动的付出根本无法得到充分的体现,长此以往,公证员在办理声明书类公证时易出现惰性思维和机械操作方式。

3.有时功利性会占据主导地位。公证当事人为达到其个人的目的或谋取利益,会不择手段,因此虚假材料、冒名顶替、隐瞒事实等情况的出现也成为必然现象,这对于公证业务而言也容易出现风险。

三、声明书公证容易出现风险的问题

1.声明人的意思表示在形式上存在缺陷。声明书须体现的是声明人的真实意思表示,声明书体现的是声明人旨在设立、变更或终止一定民事法律关系的书面表示行为,因此声明书必须在公证员面前亲自作出。但是由于一些客观因素,比如对于年老体弱者或不识字、不能签名者,如果在办证过程中所有公证材料上仅以盖章形式代替,未按手印并根据相关规定建立声明人的指纹档案备查,或未按照规定拍照或者摄像,随着时间的推移,公证当事人或者利害关系人可能会以此为由向公证处提出异议,就很容易引发争议。

2.对声明内容和提交材料审查不严。声明书公证要求提交的材料相对其他公证事项而言较少,在提交能证明公证当事人的真实身份、住所等材料的基础上,部分公证机构对声明所涉及的事实和内容须提交的相关证据材料要求不高。声明书公证一般都注重于意思表示和行为能力,对声明所涉及事实和内容只要不违反法律和公序良俗就可以,声明行为所产生的责任和后果也由声明人自己承担,所以对声明所涉及事实和内容,部分公证员在办证过程中论证思考不充分或者不严密,在办证过程中,如果因为审查不仔细、论证不严密而导致撤证的情形发生,公证处仍然需要承担相关的责任。

3.告知义务履行不充分。作为公证机构受理申请后,应当告知当事人申请公证事项的法律意义和可能产生的法律后果,告知其在办理公证过程中享有的权利和承担的义务。告知义务是公证机构及公证员的法定义务,不履行告知义务就违反了公证法定程序。有的公证员在办证过程对告知内容既简单又无针对性,有些内容应告知而实际未告知,这也可能会因未充分履行告知义务而导致公证当事人对声明内容及后果产生误解,并因此而引发争议。

4.声明人用欺诈、隐瞒事实等方式骗取公证书的。部分公证当事人为谋取个人的私利采用欺诈和隐瞒事实等方式骗取公证书,一类是提交的材料均系真实,而公证当事人的意思表示却非真实、另有隐瞒;另一类是公证当事人身份真实,但所提交的材料虚假或者经过篡改。当声明人用欺诈和隐瞒事实等方式骗取公证书后,如果声明所涉及的财产或者权利已经发生变更或转移,公证机构也需承担一定的法律责任。

四、如何防范声明书公证的风险

1.不断提高办证人员识别虚假材料和辨别当事人真实身份的能力。在加强培训的基础上,办证人员需要多学习一些业务外的知识,力求通过仔细辨别、询问核实、相互印证、委托鉴定等多种手段杜绝虚假材料,正确辨别当事人的真实身份。同时建立提供虚假材料申请人的黑名单,充分行使不予受理和终止公证的权利。

2.对年老体弱或者不识字、不能签名者,建议拍照、摄像并建立声明人的指纹档案,通过摄像等手段可以正确、真实地记录声明人在办理声明书公证时的具体情形,可以避免当事人或者利害关系人以不识字、不签名、对声明内容不明确或不理解等为理由提出异议。

3.充分履行好告知义务,认真完整地做好谈话记录。公证员在办理声明书公证时,既要告知声明人的基本权利和义务,又要告知声明人在声明书作出后将产生的法律后果,以及声明人举证不实或陈述虚假应承担的法律责任,同时还应告知声明人在声明作出后,无正当理由又不能提出充分证据足以推翻声明书公证,不能随意翻悔或者撤销声明,声明书作出后所产生的法律责任和后果均由声明人自己承担。

4.在公证行业内部建立网络信息平台,互联互通,沟通信息,以及时查询核实相关信息资料,防止当事人就同一事项在多处办证以达到其非法目的的行为发生。

徽元公证处 丁雅

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